Taustaa
VETBot hanke on OPH:n rahoittama hanke, jonka toiminta toteutettiin 9.9.2019-28.2.2022.
Chattibotin valinta
2019-2020 vuodenvaihteessa tehtiin kartoitus vapaan lähdekoodin chattiboteista. Varteen otettavia botteja löytyi tuolloin 11 kpl. Löydetyistä boteista tehtiin vertailutaulukko. Taulukossa vertailtiin 13 eri ominaisuutta. Hankkeeseen palkattu koodari kävi chattibottimoottoreiden ominaisuudet läpi. Ja hänen tutkimuksensa perusteella hankekonsortio päätti ottaa käyttöön Rasa chattibottimoottorin.
Hankkeessa opittua
Botin käsikirjoitus vaatii pilkkomaan toiminnon/prosessin pieniin ja loogisiin paloihin ja täten edistää prosessin kehittämistä.
Jo hankkeen alkuvaiheessa huomasimme miten oleellista automatisoitavien prosessien täsmentäminen ja mahdollinen kehittäminen on. Usein päätös botin käyttöön vaikutti olevan enemmän tekniikka- kuin tarkoituslähtöinen. Huono lähtökohta paljastui yleensä prosessin täsmentämisvaiheessa, eli kun käytiin läpi miten toiminto toimii nyt ja miten ja miltä osin sitä voitaisiin botin avulla tehostaa tai automatisoida. Toistuva havainto oli, että nimenomaan jotain muuta, yksinkertaisempaa, vaihetta olisi hyvä automatisoida jotta henkilöstöresurssia saataisiin keskitettyä juuri tähän vaativampaan osaan. Yksinkertaisempien osioidenautomatisointi pystyttiin hoitamaan muulla kuin boteilla, kuten Wilman automaattiviesteillä, paremmalla tekstimuotoisella ohjauksella verkko-sivuilla tai yksinkertaisella kysely/testi-työkalulla verkkosivuille tehdyllä uraohjaus-työkalulla.
Keskeistä siis oli havainto siitä, että valinta toiminnon automatisoinnin keinosta on tehtävä prosessia täsmentäessä tai kehittäessä, eikä ennen sitä. Ko. Työvaihe on oleellinen myös laadunvarmistuksellisesti, miksi automatisoida jotain prosessia tai toimintoa, joka ei enää vastaa tarkoitustaan.
Hankkeessa tehdyt opastus, ohjaus tms. Botit on räätälöity kunkin organisaatioiden toimintatapojen, prosessien ja rutiinien pohjalta eivätkä ole siten sellaisenaan hyödynnettävissä muissa organisaatioissa tai yhteyksissä.
Hankkeen tuloksena tuotettiin kolme vapaan lähdekoodin chatbot-mallipohjaa, joiden logiikka ja toiminnot pysyvät samana sisällön vaihtuessa.
Kehitetyt avoimen lähdekoodin mallit voidaan jakaa kolmeen tyyppiin:
- Haaroittava – yksinkertainen chatbotti, joka etenee painikkeita klikkaamalla ennalta syötetyn tiedon mukaisesti ilman vapaata hakusanan käyttöä.
- Vapaa – tiedonhaku tapahtuu vain asiasanoilla (kirjoittaen). Käyttö pitkälti asiakaspalvelutehtävissä (UKK-tyyppisesti).
- Yhdistelmä – painikkeiden ja vapaan hakusanojen yhtäaikainen käyttö. Hakusanojen muodostamiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota.
Esimerkki Rasalla toteutettavasta chatbotin sanoitusmallista:
Haasteet
Covid-19 –tilanteiden johdosta hankeen tiimoilta ei ollut mahdollista järjestää perinteisiä tapahtumia, seminaareja tms. Tämän vuoksi mm. Matkakuluihin budjetoidut varat jäivät osittain käyttämättä ja kehittämäispajojen osallistujaluvut jäitä varsin alhaisiksi.
Hanke rajoittui vapaan koodin järjestelmiin, yhtenä hankkeen tuotoksena on tähän valintaan liittyvät tulemat. Suurimpina ongelmina oli järjestelmien huonot integraatiomahdollisuudet oppilaitoksissa jo olemassa oleviin järjestelmiin, asiantuntijan löytäminen IT-hallinnon käyttöön sekä itse alustojen huono tuki sekä alustojen nopeatahtisen päivittyvyyden työllistävyys. Yhtenä johtopäätöksenä totesimme, että vastaavien järjestelmien hankinnat tulee aina tehdä osana tietohallinnon laajempaa suunnitelmaa ja vaihtoehtojen rajaaminen vapaan koodin järjestelmiin ei ole välttämättä järkevää.
Yhtenä haasteena oli myös Rasan käyttöliittymä eli bottien muokkaamisen hankaluus maallikkokäyttäjälle. Tähän tarkoitukseen löytyi lisäosia, mm. Botfront, jota kuitenkaan ei hankkeessa otettu käyttöön koodarin suosituksesta. Suositus perustui siihen ettei tätä vapaan koodin lisäosaa enää tuettu ja oli odotettavissa että se ei toimi enää tulevien Rasa-versioiden kanssa.
Testasimme hankkeen aikana botin kehittäjien Rasa X -lisäosaa, jonka piti helpottaa bottien ohjelmointia maallikkokäyttäjälle. Mikään hankeaikana tuotetuista versioista ei kuitenkaan toiminut halutulla tavalla.
Tuotokset
Mallipohjien mukaisen teknisen toteutustavan lisäksi hankkeessa tuotetut chatbotit voidaan jaotella kolmeen ryhmään sisällöllisestä näkökulmasta:
- Tietopohjaiset
– Sakkybot: verkkosivustolle sijoitettava asiakaspalvelubotti
– EsiHOKS-botti: sisällöt painottuvat eri opintojen sisältöihin, tutkinnon rakentumiseen ja rahoitukseen liittyviin kysymyksiin
– Etäopiskelun Helppari: kokoaa materiaalit, välineet ja ohjeistukset etäopiskeluun
– IT-tukibot: Verkkosivuistolle ja verkko-oppimisympäristöön sijoitettava IT-tukea tarjoava aspa-botti - Opetukselliset
– Pilleribot: Lähihoitajan lääkejako laskuihin liittyvä botti
– Lääkelaskubotti: Englanninkielinen matemaattinen laskuharjoitus botti
– Aspabotti: Liiketalouden asiakaspalveluharjoitus botti - Ohjaukselliset
– ALMA – Ammatinvalintabotti: madaltaa kynnystä ja mahdollistaa itsenäisestä koulutukseen hakeutumista
– Hyvinvointimentori: opettajan tai ohjaajan työkaveri ja mentori ohjaustilanteissa
– Hakeutumisvaiheen ohjaaja: Auttaa hakijaa selvittämään valmiiksi mikä taloushallinnon koulutus hänelle sopisi paremmin. Toteutustapa muutettiin botista yleiseen kyselyyn, joka toteutti tarpeen asiakaslähtöisemmin.
EsiHOKS-botti
Botti on suunnattu hakijoille tai starttipäiviin osallistuville opiskelijoille. Chatbotin sisällöt painottuvat eri opintojen sisältöihin, tutkinnon rakentumiseen ja rahoitukseen liittyviin kysymyksiin. Kesäajalla opiskelijoiksi valitut täyttävät Wilmaan alkukyselyä, joka toimii pohjana HOKS-keskusteluissa. Chatbotilla voidaan antaa tietoa jo ennen Wilman alkukyselyn täyttämistä ja avata käsitteitä. Opiskelija voi hakea etukäteen tietoa, voisiko suorittaa opintoja vaikkapa oppisopimuksella ja millaista rahoitusta opiskelijan on mahdollista saada.
ALMA – Ammatinvalinta-botti on toteutettu yhteistyössä Amos – Ammattiosaajat maailmalta -hankkeen (ESR) kanssa
Kehittämistyön taustalla on havainnot maahan muuttaneiden haasteista löytää tietoa ammateista nettisivuilta, kun ammatteja ajatellaan tekemisen kautta, ei mietitä tutkintonimikkeiden kautta. Ammatillista koulutusta ei monessa kulttuurissa ole, vaan työ opetellaan mestari-kisälli-periaatteella.
Tutkintonimikkeet eivät avaa tarpeeksi varsinaista työtä, mihin koulutus valmistaa (esim. haluan olla maalari vs. pintakäsittelijä, putkimies vs. lvi-asentaja, linja-autonkuljettaja vs. logistiikka-ala).
Botin avulla on tarkoitus madaltaa kynnystä ja mahdollistaa itsenäisesti koulutukseen hakeutumista.
Vaikka alussa botti suunniteltiin erityisesti maahanmuuttajaopiskelijoille, varsin pian huomattiin, että sen käytöstä hyötyvät myös muut hakijat. Näin ollen botti on suunnattu kaikille hakijoille ja sanoitus on tehty selkokielellä yhteistyössä S2-opettajan kanssa.
Viestintää on tuettu kiinnittämällä huomiota mm. visuaalisuuteen ja väritykseen ja keskustelun rytmitys. Maahanmuuttajaopiskelijat osallistuvat aktiivisesti kehittämistyöhön testaamalla ja antamalla palautetta.
Hyvinvointimentori
Hyvinvointimentori-chatbotin tarkoituksena on toimia opettajan tai ohjaajan työkaverina ja mentorina ohjaustilanteissa, joissa havaitaan opiskelijalla olevan haasteita yhdessä tai useammassa opiskelukykyyn vaikuttavassa asiassa. Chatbotin käyttäjä voi siis olla kuka tahansa, joka ohjaa opiskelijaa opintojen eri vaiheissa ja tilanteissa, esimerkiksi tutor-opettaja, työpaikkaohjaaja, opinto-ohjaaja tai OPVA-opettaja.
Chatbotti ohjaa ohjaajaa kysymään opiskelijalta hänen opiskelukykyynsä liittyvistä asioista avainkysymysten avulla. Lisäksi se antaa konkreettista tietoa, taitoa ja apua opiskelijan tilanteen tukemiseen. Chatbotin tieto- ja taito-osiot ovat pääosin peräisin SAKU ry:n hallinnoimalta Työkykypassi -sivustolta, jonka tiedollisten sisältöjen ja tehtävien avulla opiskelijaa voidaan motivoida oman hyvinvoinnin sekä opiskelu- ja työkyvyn parantamiseen. Hyvinvointimentori -chatbotti antaa myös tietoa Sakky:n omista palveluista, joiden piiriin opiskelijaa on hyvä ohjata, jos omat resurssit eivät riitä.
SYO – IT-tukibotti
IT-tukibotti kehitettiin laajentamaan opiskelijoiden opintojen aikaista tukemista. Botti tarjoaa tukea ennalta tunnistettuihin tilanteisiin, joissa opiskelija useimmiten on yhteydessä IT-tukeen. Sama informaatio on tarjolla kootusti oppilaitoksen verkkosivuilla tekstinä sekä osin videoina. Päätavoitteena oli siis tarjota sama tieto eri tavalla ja testata miten se saavuttaa opiskelijan ja millaisen vastaanoton ko. Palvelumuoto tarjoaa.
Vapaan koodin palvelun päälle rakennettuna IT-tukibotti oli aluksi haastava integroitava, eikä esimerkiksi Moodle-integraatiota saatu hankeen aikana toteutettua. Toisena merkittävänä ongelmana oli Rasa-palvelimen epävakaus ja palvelun ongelmia aiheuttaneet päivitysrupeamat.
| # | Botin nimi | Omistaja | Tila | Verkko-osoite | Tyyppi |
| 1 | amva | Miina Morko | valmis | ammabotti1.omnia.fi | Yhdistelmä |
| 2 | aspa | Kai Martiskainen | valmis | aspabotti1.omnia.fi | Haaroittava |
| 3 | hyvment | Miina Morko | testauksessa | hyvinvointi.omnia.fi | Haaroittava |
| 4 | Esihoks | Miina Morko | testauksessa | esihoks.omnia.fi | Yhdistelmä |
| 5 | pilleribot | Sanna Hosio | bugi, selvityksessä | vetbot2.omnia.fi | Haaroittava |
| 6 | sakky | Miina Morko | valmis | sakkybotti1.omnia.fi | Vapaa |
| 7 | syobot | Lauri Kivelä | valmis | syobotti1.omnia.fi | Haaroittava |
| 8 | talhal | Lauri Kivelä | valmis | talhalbotti1.omnia.fi | Haaroittava |
| 9 | laake | Kai Martiskainen | valmis | laakebotti1.omnia.fi | Haaroittava |
| 10 | ittuki | Lauri Kivelä | valmis | ittukibot.omnia.fi | Yhdistelmä |